Enregistrer correctement les dépenses liées au carburant dans sa comptabilité est essentiel pour assurer la transparence financière et optimiser la gestion des coûts. Que ce soit pour des véhicules de société ou des véhicules de tourisme, la bonne comptabilisation permet non seulement de respecter les obligations fiscales, mais favorise également la récupération de la TVA associée. Dans un contexte où chaque centime compte, comprendre les différentes modalités d’enregistrement est indispensable pour tout entrepreneur ou gestionnaire soucieux de sa rentabilité financière.
Enregistrer correctement les dépenses liées au carburant est essentiel pour assurer une comptabilité précise et rigoureuse. Les entreprises doivent prêter attention à la façon dont elles répertorient ces frais, en tenant compte de la nature des dépenses (carburant stocké ou non stocké) et des règles fiscales en matière de TVA. Cet article vous guidera à travers les méthodes appropriées pour comptabiliser les dépenses de carburant et récupérer la TVA, tout en respectant les normes comptables.
La comptabilisation du carburant stocké
Lorsque le carburant est stocké, par exemple, lorsqu’il est conservé dans des cuves, il doit être enregistré dans une subdivision du compte 602, qui concerne les « Achats stockés – autres approvisionnements ». Cette démarche permet une traçabilité efficace des ressources utilisées dans l’entreprise.
Pour comptabiliser une facture de carburant stocké, il convient de :
- débiter les comptes suivants :
- 60221 « Combustibles »
- 44566 « TVA sur autres biens et services »
- 60221 « Combustibles »
- 44566 « TVA sur autres biens et services »
- créditer le compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et prestations de services ».
- 60221 « Combustibles »
- 44566 « TVA sur autres biens et services »
Au moment de la clôture de l’exercice, il est nécessaire de recenser et d’évaluer les stocks de carburant. Ces enregistrements doivent apparaître dans les livres comptables :
- débiter le compte 3221 « Combustibles »
- créditer le compte 6032 « Variation des stocks des autres approvisionnements ».
La comptabilisation du carburant non stocké
Pour le carburant qui n’est pas stocké, c’est-à-dire lorsqu’il est utilisé directement dans un véhicule, il doit être inscrit dans une subdivision du compte 606, qui traite des « Achats non stockés de matières et fournitures ». La gestion de ce type de carburant nécessite aussi une attention particulière.
Voici comment enregistrer une facture de carburant non stocké :
- débiter les comptes suivants :
- 6061 « Fournitures non stockables (eau, énergie…) »
- 44566 « TVA sur autres biens et services »
- 6061 « Fournitures non stockables (eau, énergie…) »
- 44566 « TVA sur autres biens et services »
- créditer le compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et prestations de services ».
- 6061 « Fournitures non stockables (eau, énergie…) »
- 44566 « TVA sur autres biens et services »
À la fin de l’exercice, si une part significative a été dépensée, une charge constatée d’avance peut être comptabilisée. Cela se fait de la manière suivante :
- débiter le compte 486 « Charges constatées d’avance »
- créditer le compte 6061 « Fournitures non stockables (eau, énergie…) ».
Déductibilité de la TVA sur les dépenses de carburant
Le traitement fiscal des dépenses de carburant, notamment en ce qui concerne la déductibilité de la TVA, dépend de la nature du véhicule concerné et du type de carburant utilisé. Pour les véhicules de société, la TVA sur certaines sources de carburant est déductible à 100% tandis que pour d’autres, cela peut être limité.
Par exemple :
- Pour un véhicule de société, la TVA sur les dépenses de gasoil, super-éthanol E85, et GPL est entièrement déductible. En revanche, l’essence ne l’est pas.
- Pour un véhicule de tourisme, la déduction de la TVA est partielle, seulement 80% pour le gasoil et super-éthanol E85.
En cas d’assujettissement à la TVA, les conditions de déduction de celle-ci impliquent le respect de plusieurs critères tels que l’intérêt direct de l’exploitation, l’existence de justificatifs, et l’enregistrement des frais dans l’exercice où ils ont été engagés.
Exemple pratique de comptabilisation d’un ticket de carburant
Considérons le cas d’une entreprise ayant acheté du gasoil pour un montant TTC de 120 euros, avec une TVA de 20 euros. Voici comment les écritures doivent être effectuées :
- Débit du compte 6061 « Fournitures non stockables » pour 104 euros (100 + (20 * 20%))
- Débit du compte 44566 « TVA sur autres biens et services » pour 16 euros (20 * 80%)
- Crédit du compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et prestations de services » pour 120 euros.