La gestion des remboursements kilométriques est une composante essentielle de la comptabilité d’entreprise, permettant de compenser les frais engagés par les salariés ou dirigeants lors de l’utilisation de leur véhicule personnel pour des motifs professionnels. Il est crucial de respecter un schéma de comptabilisation adéquat afin d’assurer la conformité fiscale et une gestion transparente des dépenses. Cet article explique comment effectuer cet enregistrement de manière précise, en abordant les différentes procédures selon la catégorie de l’utilisateur, qu’il s’agisse d’un salarié, d’un dirigeant ou d’un chef d’entreprise.
Les remboursements kilométriques font partie intégrante de la gestion des frais professionnels. Ils permettent de compenser l’utilisation d’un véhicule personnel pour des déplacements effectués dans le cadre d’une activité professionnelle. Cet article détaille les étapes et les règles à suivre pour enregistrer correctement ces remboursements dans la comptabilité d’une entreprise.
La définition des remboursements kilométriques
Les indemnités kilométriques sont des sommes versées par l’employeur à ses salariés ou dirigeants pour couvrir les frais liés à l’utilisation de leur véhicule personnel lors de déplacements professionnels. Il est essentiel que ces déplacements soient réellement justifiés et se rapportent à des missions effectuées dans l’intérêt de l’entreprise. Le trajet domicile-travail ne rentre pas dans le cadre des remboursements kilométriques.
Le cadre légal et le calcul des remboursements
Le calcul des indemnités kilométriques se base sur un barème fixe établi par l’administration fiscale. Ce barème prend en compte la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. À titre d’exemple, pour un véhicule de 5 CV, le remboursement pourra varier selon le nombre de kilomètres parcourus. Ce système vise à couvrir non seulement le carburant, mais aussi les frais d’entretien, d’assurance et d’usure du véhicule.
Comment enregistrer les remboursements dans la comptabilité d’une entreprise
L’enregistrement comptable des remboursements kilométriques nécessite de suivre une procédure précise. Voici les étapes à respecter :
- Débiter le compte 6251, intitulé « Voyages et déplacements », pour enregistrer le coût des remboursements kilométriques.
- Créditer le compte 421, « Personnel – rémunérations dues », dans le cas où les remboursements concernent des salariés.
- Pour les dirigeants, le crédit se fait sur le compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs ». Si le dirigeant est associé et utilise son compte courant, alors il est possible de créditer le compte 455 « Associés – Comptes Courants » plutôt que le compte 467.
- Pour un chef d’entreprise d’une société individuelle, il faut débiter le compte 6251 et créditer le compte 108 « Compte de l’exploitant ».
Les justificatifs nécessaires
Pour un enregistrement correct, les justificatifs des déplacements doivent être rassemblés, souvent sous forme de note de frais. Cette dernière doit comporter des éléments tels que la date du déplacement, le motif, le lieu de la mission, et la puissance fiscale du véhicule utilisé, justifiée par la carte grise. Ces éléments permettent de valider chaque remboursement inscrit en comptabilité.
Avis du service comptable et traitement fiscal des remboursements
Enfin, il est conseillé de consulter le service comptable pour s’assurer que l’ensemble des remboursements est conforme aux règles fiscales en vigueur. En effet, lorsqu’un membre du personnel engage des frais de déplacements dépassant 15 000 euros, une déclaration spéciale doit être transmise à l’administration fiscale. Ceci doit être accompagné d’une déclaration de résultats.