Toute entreprise qui emploie du personnel se doit de gérer sa paie. Pour réaliser cette gestion, les entreprises ont le choix entre la faire à l’interne ou externaliser la tâche. Dans ce dernier cas, l’opération est connue sous l’appellation d’externalisation de la paie. En quoi consiste-t-elle ? Pourquoi les entreprises préfèrent-elles l’externalisation lorsqu’il s’agit de gérer la paie ?
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
Gérer la paie est l’une des nombreuses obligations qui incombent à une entreprise, surtout si celle-ci possède des salariés. Elle peut elle-même s’occuper de cette tâche de gestion. Il s’agit dans ce cas d’internalisation de la paie. À défaut de cette option, l’employeur peut décider de confier la gestion de la paie à un prestataire externe.
Ce dernier peut être un cabinet pour externaliser la paie ou une société spécialisée. Lorsque les bulletins de paie ne sont donc pas gérés au sein de l’entreprise, l’opération porte le nom d’externalisation de la paie.
Cependant, il faut préciser qu’il n’y a pas que la paie qui peut être externalisée au sein d’une entreprise.
D’autres éléments peuvent aussi suivre ce procédé. Il peut s’agir de certaines tâches des ressources humaines.
Il convient par ailleurs de préciser qu’il existe deux niveaux d’externalisation de la paie. Celle-ci peut être d’une part partielle. Dans ce cas, le cabinet pour externaliser la paie n’a pas le contrôle sur l’opération de gestion, mais propose plutôt des outils pour la réaliser.
De l’autre côté, l’externalisation peut être totale. Le prestataire externe se charge donc entièrement des tâches liées à la gestion des bulletins de paie.
Faire gérer sa paie par un prestataire externe : quels sont les avantages ?
Si l’externalisation de la paie est de plus en plus prisée par les entreprises, c’est parce que cette solution offre un lot considérable d’atouts. En effet, lorsque vous faites gérer vos bulletins de paie par un prestataire spécialisé, vous vous épargnez cette tâche et laissez plus de marge de manoeuvre sur des sujets plus techniques à votre comptable. Ce qui vous permet d’avoir plus de temps libre à consacrer à d’autres projets au sein de la structure.
De plus, une telle initiative est assez économique. À l’interne, vous serez en effet contraints de monter une équipe qui devra s’occuper de cette tâche sans oublier que vous devez payer chacun des membres de l’équipe. Cela représente bien évidemment des dépenses supplémentaires. Par contre, avec l’externalisation, vous pourrez mieux maîtriser vos coûts.
À cela s’ajoute le fait qu’un prestataire externe est un expert maîtrisant le droit du travail et plusieurs textes juridiques. Il y a donc peu de chances qu’il fasse des erreurs au niveau de l’établissement des bulletins de paie.
Comment externaliser la paie au sein de son entreprise ?
L’externalisation de la paie est avantageuse et est destinée à tout type d’entreprise. Il peut s’agir :
- Des startups ;
- Des grands groupes ;
- Des entreprises avec des équipes situées à l’international ;
- Des PME, TPE et ETI.
Cependant quel que soit le statut de votre entreprise, l’externalisation de la paie de vos salariés se fait de la même manière. Le processus consiste de ce fait à suivre quelques étapes. Vous devez donc commencer par identifier vos besoins. À ce propos, vous devez opérer un choix entre l’externalisation partielle et celle totale. De même, vous devez identifier s’il y a d’autres tâches à externaliser à part la paie.
Une fois la précédente étape réussie, vous devez vérifier si les besoins préalablement définis cadrent avec la taille de votre entreprise. À la suite de cette étape, vous pouvez passer à la recherche du prestataire externe.
Pour dénicher le meilleur, basez-vous sur ses compétences, sa réputation ainsi que son professionnalisme. Par ailleurs, le coût que le prestataire exige pour gérer sa paie constitue aussi un excellent critère pour bien choisir votre prestataire.