On appelle « indemnités kilométriques » la compensation financière attribuée aux membres de l’entreprise (salariés comme dirigeants) pour l’utilisation de leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle.
les indemnités kilométriques sont encadrées par une réglementation légale, elles doivent impérativement être professionnellement justifiables.
Indemnités kilométriques le calcul
Notez donc bien que ces indemnités relèvent du « remboursement » des déplacement strictement professionnels. Le trajet domicile travail ne rentre d’ailleurs absolument pas dans ce cas de figure.
C’est le fisc qui décide chaque année du barème applicable pour l’année à venir. Ce barème prend en compte le kilométrage effectué dans l’année mais aussi la puissance fiscale du véhicule utilisé. N’oubliez pas que le numéro d’immatriculation de la voiture doit figurer dans vos documents comptables.
Notez également qu’on utilise le même barème pour la déclaration d’impôt sur le revenu et notamment pour la déduction des frais réels.
Indemnités kilométriques 2017
Prenons donc à titre d’exemple le barème des indemnités kilométriques de l’année 2017, publié le 24 février dernier. Nous utiliserons ici le barème spécifique aux automobile. Sachez donc aussi qu’il en existe un particulier pour les motos.
| Nb de CV | moins de 5 000 km | 5 001 à 20 000 km | plus de 20 000 km |
| 3 CV et moins | 0,41 x d | ( 0,245 x d) + 824 | 0,286 x d |
| 4 CV | 0,493 x d | ( 0,277 x d) + 1 082 | 0,332 x d |
| 5 CV | 0,543 x d | (0,305 x d) + 1 188 | 0,364 x d |
| 6 CV | 0,568 x d | (0,32 x d) + 1 244 | 0,382 x d |
| 7 CV et plus | 0,595 x d | (0,337 x d) + 1 288 | 0,401 x d |
Si on considère donc que vous avez parcouru 8000 kilomètres avec votre voiture personnelle de 5CV dans le cadre de votre travail, le montant de votre indemnité kilométrique sera donc de 0.305 x 8000 + 1188 = 3628 euros.
Gérer les indemnités kilométriques
Du point de vue fiscal, les indemnités kilométriques sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise. En ce qui concerne le salarié l’indemnité n’est pas fiscalisée.
Du point de vue social les indemnités sont exonérées de cotisations particulières.
De nombreuses entreprises gèrent les indemnités kilométriques à l’aide d’un tableur de type Excel. Par contre ce système peut vite devenir obsolète si la société refacture des trajets à ses clients ou encore si elle utilise des logiciels particuliers pour la gestion de l’entreprise.
Il existe donc également des logiciels spécifiques qui permettent le calcul automatique, qui mémorise les trajets, qui permet de transmettre les informations à votre CRM d’entreprise.
Il est donc parfois préférable d’utiliser des logiciels comme Ikmanager pour gérer vos indemnités kilométriques.